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淺談加強工會電子票據管理
來源:本站  2018-11-05  作者:區總研究室   點擊量:

淺談加強工會電子票據管理

 

今年1月1日起,工會經費收入專用收據(手工票)全面停止使用,正式啟用工會經費收入專用收據(電子票)并利用“中華全國總工會電子化票據管理系統”(以下簡稱“票據系統”)進行管理。電子化票據管理全面推開的新情況,給票據管理工作提出了新的要求。本文主要結合票據系統單機版的使用嘗試,探討推行電子化系統管理后票據管理的意義、難點及對策。

一、充分認識加強工會經費專用收據管理的意義

近年來,財政部在加強財政票據管理方面采取了許多有效措施。特別是2012年10月,財政部發布了《財政票據管理辦法》(財政部70號令),進一步規范了財政票據的印制、領購、發放、使用、保管、核銷、銷毀以及監督檢查等票據管理行為,有效維護了國家財經秩序,切實保護了公民、法人和其他組織的合法權益。

工會經費收入專用收據是一種重要的財政票據。既是工會組織按照《工會法》有關規定取得工會經費收入時開具的專用憑證,也是工會組織和交款單位進行會計核算的原始憑證,還是工會組織和財政、稅務、審計部門監督檢查的重要依據。因此,無論是基層工會,還是各級工會主管機關,加強對工會經費收入專用收據的管理都是至關重要的。對基層工會來說,開具的專用收據(記賬聯)不僅是自身進行會計核算、確認工會經費收入的原始憑證,專用收據(收據聯)也是基層工會所在單位財務部門抵扣稅款的重要憑證,同時還是接受上級工會監督檢查、稅務機關稅務稽查和審計部門審計監督的重要依據。對各級工會主管機關來說,專用收據不僅是對基層工會進行監督檢查的重要依據,也是進一步強化工會經費收繳主體責任意識的重要抓手。要通過建立工會經費繳交單位基礎數據庫,加強繳費信息的對比分析,查找本地區、本行業工會經費收繳中存在的突出問題,不斷擴大工會經費收繳的覆蓋面,最終實現工會經費應收盡收。

二、電子化系統管理票據存在的難點

(一)票據系統維護成本較高。首先,今年是新票據系統全國推行的第一年,系統維護費用相對較高。其次,新票據需要使用針式打印機通過票據系統打印,但是市面上的針式打印機普遍在千元左右。以上兩個原因制約了一些單位使用票據系統。另外,在選擇票據系統網絡版和單機版上,也受到成本的制約。網絡版便捷高效,可以實現對票據的實時管理、信息查詢及匯總,但是費用高出了單機版幾倍甚至十幾倍。而單機版雖然價格較網絡版低很多,但是使用較繁瑣,數據的上報和接收需要信息的不斷上下交互,信息處理和管理存在滯后性。但是考慮到成本因素,絕大多數單位還是放棄選擇管理高效的網絡版,而選擇使用單機版。

(二)個別單位票據使用率較低,安裝和使用票據系統的積極性不高。現階段票據系統只將工會經費收入專用收據納入電子化管理。從我區的票據使用情況來看,工會經費收入專用收據使用量較少,甚至有些單位一年開具一張或者幾年也用不了一次,實際使用率不高。這些單位對于安裝和使用票據系統的熱情不夠,影響到了票據系統的全面推廣。

(三)票據系統管理人才隊伍還不成熟。2017年11月30日全總財務部舉辦了全國票據管理系統培訓班,各省相繼在12月也舉辦了各自的培訓。從培訓的效果看,有些單位業務人員仍然不能適應電子化管理票據的工作要求,對票據系統的使用一知半解,甚至感到盲目和“無從下手”。此外,一些單位工會票據管理工作由單位其他辦事人員兼任,對于票據系統難以做到深入鉆研和學習,適應新的工作方式和業務素質的提高還需要一定的時間和過程。

(四)票據系統管理相關制度規定不夠細化。2010年工會經費專用收據啟用之初,全總財務部就印發了《工會經費收入專用收據使用管理暫行辦法》,從該《辦法》的內容看,未對票據系統使用單位范圍作出強制性規定,另外第十二條明確規定各級工會不得代開專用收據。但由于一些工會單位沒有條件使用票據系統,必須由上級單位進行“代開”,造成了規定和實際選擇的矛盾。這樣一來基層單位對票據能不能“代開”、怎么“代開”等問題也產生了很大的困擾。

(五)票據系統還不夠完善。一是數據傳輸程序繁雜,數據的上報工作等需要管理單位和開票單位的數據交互,不能做到一步到位,增加了操作程序和難度。二是數據的儲存依托軟件指定路徑,且未設置系統數據備份、數據恢復功能,操作不夠便利,而且不利于數據的移動和安全儲存。三是票據管理的全流程管理還需要進一步加強。例如從目前系統的功能設置看,未設置票據需求申報功能,將來可能仍要依靠紙質申請上報。再就是票據使用情況數據的上報功能中,未設置編報說明或者情況說明欄目,致使對于一些特殊情況的備注和綜合評價等不能隨電子數據同步上報。四是個別功能設置不準確,例如票據下發時,編制人和審核人也自動提取同一人員信息。

三、幾點建議和意見

(一)克服成本影響,擴大票據系統使用范圍。一是積極協調軟件公司,進一步降低軟件維護成本。使用中要及時全面地收集情況,為后期維護費用的商定提供可靠的依據,同時綜合實際情況,尋求合理軟件維護方案,不斷降低成本。二是基層單位要加強與上級和行政部門的聯系,多方爭取支持,解決經費不足的問題。

(二)完善規章制度和監督機制,提升正規化管理水平。一是有關部門根據工作實際,應盡快修訂工會經費專用收據管理辦法,明確用票單位范圍和領票、用票、銷票、代開票據等事項,讓票據管理全過程、票據使用全維度有章可循。二是加大監督檢查力度,將票據管理作為一項重要的監督內容。管理單位在匯總年度數據時要做好開票信息篩查,另外要結合年度財務檢查和審計,集中督查票據系統的規范使用。三是實行量化考核的地區,可以將票據系統的使用和管理作為量化考評項目之一。

(三)嚴格工作程序,規避管理風險。一是允許上級單位可以幫助下級合理“代開”票據,并鑒定“代開”協議,明確權責,理順溝通渠道。同時,上級單位為隸屬單位代開票據要建立代開票據登記表,應詳細登記時間、事由、交款單位、收款單位等內容,最大限度控制“代開”風險。二是結合新票據系統第一年投入使用的實際,建議暫時可實行電子化系統和傳統手工管理并行的方式,防止發生系統性問題。

(四)因地制宜搞好宣傳教育,加強人才隊伍建設。各主管單位要加大使用票據系統的宣傳和培訓力度,通過工作簡報、通知、網絡等途徑宣傳票據系統使用情況和要求。培養本地區、本部門業務人員,并聯合軟件服務公司及時收集基層單位票據使用難點和困惑,采取上門指導、電話聯系、網上群組討論等方式答疑解惑。根據普遍性問題和階段性工作需要,集中進行專項培訓,提高實際操作人員業務水平,確保票據系統的高效運行。

(五)突出實用性,不斷完善票據系統。一是解決好軟件的年度銜接問題,確保數據的連續性。同時增加年度設置功能,按年度管理票據,避免“一鍋粥”,便于數據的管理和查詢。二是優化上下級數據傳遞流程。對各種業務流程進行梳理,優化軟件數據傳遞和使用全過程。三是增加數據備份和數據恢復等功能,為確保數據安全加一道“保險”。四是完善各項基礎功能。設置票據需求上報、情況備注說明以及決算編報等功能,在實現票據管理業務的全面電子化的同時更利于主管部門信息統計和監督。五是按照內控管理要求,準確設置人員權限模塊。

                      (作者單位:自治區總工會)

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